ثبت تجربه

مازندران

چکیده:

امروزه مدیریت بر گردش کار و مکاتبات اداری و همچنین مدیریت زمان در سازمان‌ها و مؤسسات اقتصادی به‌کلی متحول شده است و استفاده از روش‌های کند و مشکل‌ساز اداری غیرمکانیزه قابل‌قبول نیست. حجم بالای اطلاعات و مکاتبات و دسترسی کند، مسئولین و مدیران را که به مدیریت زمان در مجموعه تحت رهبری خود بها می‌دهند، به‌سوی اتوماسیون اداری در ابعاد مختلف رهنمون ساخته است.

نرم افزار اتوماسیون اداری راه کار مناسبی جهت نظام بخشیدن و اعمال سیاست های سازمان می باشد. با پیاده سازی این سیستم می توان در زمان، دسترسی، کنترل و نظارت بر مکاتبات اداری و مدیریت کارها و جلسات، تحول بسیار مفیدی ایجاد نمود.

بکارگیری چنین سیستمی علاوه بر غلبه برمشکلات سیستم های دستی و سنتی، باعث بهره وری بیشتر نیروی انسانی، استفاده بهینه از امکانات، تعاملات بیشتر، گردش کار سریعتر و شفاف تر و ساماندهی مکاتبات و مراودات اداری می شودو بهترین ابزار برای رسیدن به راهکارهای مفید در جهت صرفه‌جویی زمان و استفاده بهینه از وقت در سازمان هست. راه‌حل‌های مکانیزه به گردش مکاتبات سازمان سرعت بخشیده و همچنین مدیریت برگردش کارها را میسر می سازد. در این فرایند، حذف مکاتبات کاغذی، صرفه‌جویی و استفاده بهینه از زمان عملی می‌گردد

کلمات کلیدی

الکترونیکی سازی  _مکاتبات _ خانه بهداشت

بیان مسئله

با توجه به اینکه تمام امور اداری(نامه ها،بخشنامه ها،دستورالعملها،آمارهای ماهیانه ،فصلی،۶ ماهه،سالیانه) در خانه های بهداشت بصورت مکتوب و دستی و سنتی می باشد مشکلات زیادی اعم از بار مالی زیاد(تهیه کاغذ،خودکار،چاپ،پرینت،...)اتلاف وقت منابع انسانی وکاهش سرعت در انجام امور،ایاب و ذهاب و.... بار مالی فراوانی برای خانه های بهداشت دربر دارد با توجه به اینکه تمام امور اداری(نامه ها،بخشنامه ها،دستورالعملها،آمارهای ماهیانه ،فصلی،۶ ماهه،سالیانه) در خانه های بهداشت بصورت مکتوب و دستی و سنتی می باشد مشکلات زیادی اعم از بار مالی زیاد(تهیه کاغذ،خودکار،چاپ،پرینت،...)اتلاف وقت منابع انسانی وکاهش سرعت در انجام امور،ایاب و ذهاب و.... بار مالی فراوانی برای خانه های بهداشت دربر دارد..

روش اجرا

 ایجاد کارتابل برای خانه های بهداشت 

و ارسال بعضی از نامه ها و مکاتبات اداری توسط کارتابل و  که با پیشنهاد در سامانه نظام پیشنهادات مطرح و اجرایی شده است.

دستاورد

کاهش فعالیت های موازی مانند تکثیر بی مورد مکاتبات ثبت و نگهداری سوابق در چندین محل. - نگهداری سوابق عملیات در حجم کمتر، ایمنی بالا. - مراجعه آسان به مکاتبات در هر زمان و بدون نیاز به دفتر. - قابلیت تولید گزارش های مورد نیاز به همراه نمودارهای متعدد. - محول کردن بخش زیادی از فعالیت ها، حروف چین ها به سیستم نرم افزاری. - امکان پی گیری مکانیزه کارها در هر مکان و هر زمان و اطلاع از امور معوق و تاخیر شده. - اعمال کنترل بیشتر در مکاتبات و اطلاعات طبقه بندی شده. - دقت در انجام عملیات و ثبت تمام امور. - ردیابی امور و پی گیری به موقع مراحل کار. - سهولت و سرعت در گردش عملیات.

علل موفقیت / عدم موفقیت :

استفاده کارتابل جهت ارسال آمار و مکاتبات اداری با کارتابل و نظر به اینکه این پروژه در خانه های بهداشت تحت پوشش شهرستان محمودآباد اجرا گردید، بنابراین قابلیت الگو برداری از این پروژه برای سایر  واحدهای  بهداشتی درمانی در دیگر استانها و حتی برای سایر ادارات وجود دارد و میتوانند از این پروژه به عنوان یک تجربه موفق به منظور صرفه جویی در مکاتبات و استفاده از مکاتبات کاغذی و با حداقل هزینه استفاده نمایند.

پیشنهاد