نتایج تجربه بهینه‌سازی فرآیند کپی‌گیری مدارک شخصی در شبکه بهداشت و درمان
نتایج تجربه بهینه‌سازی فرآیند کپی‌گیری مدارک شخصی در شبکه بهداشت و درمان
با اجرای طرح بهینه‌سازی فرآیند کپی‌گیری مدارک شخصی از طریق همکاری با بخش خصوصی، شاخص‌های کلیدی به‌طور محسوسی بهبود یافته‌اند. در ادامه، نتایج به‌صورت عددی و درصدی ارائه می‌شود تا تاثیرات قبل و بعد از اجرای طرح برای مخاطب به‌خوبی قابل درک و مقایسه باشد.
توضیحات نتایج تجربه به‌صورت کمی و درصدی (قبل و بعد از اجرای طرح)
1. رضایت‌مندی ارباب رجوع:
- قبل از طرح: سطح رضایت ۵۰٪ بود، به دلیل اتلاف وقت و نیاز به خروج از ستاد.
- بعد از طرح: سطح رضایت به ۹۰٪ افزایش یافت.
- میزان تغییر: ۴۰٪ افزایش در رضایت‌مندی ارباب رجوع به دلیل سهولت دسترسی به خدمات کپی در داخل ستاد.
2. هزینه متوسط کپی برای مراجعین:
- قبل از طرح: هزینه هر صفحه کپی در مراکز بیرونی به‌طور متوسط ۱۲,۰۰۰ تومان بود.
- بعد از طرح: هزینه به ۸,۰۰۰ تومان کاهش یافت.
- میزان تغییر: ۳۳٪ کاهش در هزینه کپی برای مراجعین، که به آن‌ها امکان استفاده به‌صرفه‌تر از خدمات را می‌دهد.
3. زمان صرف‌شده برای کپی‌گیری مدارک:
- قبل از طرح: میانگین زمان صرف‌شده برای کپی‌گیری، با احتساب رفت‌وآمد به بیرون از ستاد، ۲۵ دقیقه بود.
- بعد از طرح: این زمان به ۵ دقیقه کاهش یافت.
- میزان تغییر: ۸۰٪ کاهش در زمان انتظار، که باعث شد مراجعین بدون نیاز به خروج از ستاد، سریع‌تر کارهای خود را انجام دهند.
4. نارضایتی ارباب رجوع:
- قبل از طرح: نارضایتی حدود ۶۰٪ بود، که ناشی از مشکلات رفت‌وآمد و هزینه اضافی بود.
- بعد از طرح: نارضایتی به ۱۰٪ کاهش یافت.
- میزان تغییر: ۵۰٪ کاهش در نارضایتی، که نشان‌دهنده موفقیت طرح در جلب رضایت بیشتر ارباب رجوع است.
5. تعداد مراجعین نیازمند به خروج از ستاد:
- قبل از طرح: حدود ۲۰۰ نفر در ماه برای کپی‌گیری مدارک مجبور به خروج از ستاد بودند.
- بعد از طرح: این تعداد به ۲۰ نفر در ماه کاهش یافت.
- میزان تغییر: ۹۰٪ کاهش در تعداد مراجعات بیرونی، که باعث راحتی بیشتر مراجعین و کاهش هزینه‌های جانبی آن‌ها شد.
6. حجم کاری دبیرخانه در امور کپی‌گیری:
- قبل از طرح: دبیرخانه با حداکثر ظرفیت ۱۰۰٪ درگیر امور کپی‌گیری بود.
- بعد از طرح: حجم کاری در این حوزه به ۴۰٪ کاهش یافت.
- میزان تغییر: ۶۰٪ کاهش در حجم کاری دبیرخانه، که به کارکنان امکان تمرکز بیشتر بر وظایف اصلی را داد.
7. تعداد شکایات ثبت‌شده مراجعین:
- قبل از طرح: ۲۵ شکایت در ماه به دلیل مشکلات کپی‌گیری ثبت می‌شد.
- بعد از طرح: تعداد شکایات به ۳ شکایت در ماه کاهش یافت.
- میزان تغییر: ۸۸٪ کاهش در تعداد شکایات، که نشان‌دهنده افزایش سطح رضایت و کاهش مشکلات ارباب رجوع بود.
8. بهره‌وری کارکنان دبیرخانه:
- قبل از طرح: بهره‌وری کارکنان به دلیل درگیر بودن با امور کپی جانبی در سطح ۵۰٪ بود.
- بعد از طرح: بهره‌وری کارکنان به ۸۵٪ افزایش یافت.
- میزان تغییر: ۳۵٪ افزایش در بهره‌وری کارکنان به دلیل تمرکز بر امور اصلی و کاهش مشغله‌های جانبی.
9. زمان پاسخگویی به مراجعین:
- قبل از طرح: هر مراجع به‌طور متوسط ۲۰ دقیقه برای دریافت خدمات نیاز داشت.
- بعد از طرح: این زمان به ۷ دقیقه کاهش یافت.
- میزان تغییر: ۶۵٪ کاهش در زمان پاسخگویی، که به افزایش سرعت در ارائه خدمات منجر شد.
10. امنیت اطلاعات و مدارک شخصی:
- قبل از طرح: امنیت پایین بود، زیرا مدارک برای کپی‌گیری به بیرون از ستاد منتقل می‌شدند.
- بعد از طرح: امنیت مدارک به سطح بسیار بالایی رسید، زیرا کپی‌گیری در داخل ستاد و تحت نظارت صورت می‌گرفت.
- میزان تغییر: افزایش محسوس در امنیت اطلاعات و کاهش نگرانی‌ها در این خصوص.
---
تحلیل نهایی نتایج
این نتایج، موفقیت طرح را در بهبود خدمات و افزایش بهره‌وری به‌خوبی نشان می‌دهند:
- افزایش رضایت‌مندی ارباب رجوع و کاهش نارضایتی‌ها، با ۴۰٪ افزایش در رضایت و ۵۰٪ کاهش نارضایتی، نشان می‌دهد که خدمات داخلی کپی‌گیری تاثیر مثبتی بر تجربه مراجعین داشته است.
- کاهش هزینه‌ها و زمان مورد نیاز برای کپی‌گیری، با کاهش ۳۳٪ در هزینه و کاهش ۸۰٪ در زمان، نشان‌دهنده مزایای اقتصادی و زمانی این تغییرات برای مراجعین است.
- بهبود بهره‌وری کارکنان و کاهش حجم کاری دبیرخانه، با افزایش ۳۵٪ در بهره‌وری و کاهش ۶۰٪ در حجم کاری، بیانگر کاهش فشار بر کارکنان و توانایی آن‌ها برای تمرکز بر وظایف اصلی است.
- کاهش تعداد شکایات و افزایش امنیت مدارک، با کاهش ۸۸٪ در شکایات و افزایش محسوس امنیت، رضایت و اعتماد مراجعین را بالا برده و کیفیت خدمات را ارتقا داده است.
این نتایج کمی، اهمیت طرح بهینه‌سازی فرآیند کپی‌گیری در شبکه بهداشت و درمان محمودآباد و تاثیر آن در بهبود عملکرد سازمانی را به‌خوبی به تصویر می‌کشد.
