آموزش ثبت تجربه و دانش
شما در عنوان کاری که انجام دادین از چه طریقی و دلیلتون براش چی بوده با قید مکانش می نویسید بعد میاید حوزه عنوانی که دارین روش کار می کنینو تعریف نموده و یه خلاصه ای از اقدامات انجام شده رو بیان می کنین. در قسمت رویداد یا مسئله مشکلی که وجود داشتو بصورت کلی که یه پرسنل با خوندنش دستش بیاد که شما مشکلتون چی بوده و مشتاق میشه بدونه راه حلتون چیه ، رو کامل و مفصل بنویسین . پس باید خیلی خوب موضوعو توضیح بدین حالا با اعداد و ارقام یا درصدی که بیانگر تغییرات قبل باشه . بعد در قسمت حل مشکل راه حلتونو بنویسین و تغییرات بعد اجرای راه حلو مفصل توضیح بدین در قسمت نتایج هم تغییرات قبل و بعد رو بیان کنید خب با همین توضیحات مختصر متوجه تجربه نویسی شدین
**عنوان تجربه: طراحی فرم درخواست آماده برای افزایش سرعت پاسخگویی به درخواست‌های مراجعه‌کنندگان و همکاران در شبکه بهداشت محمودآباد**
### **خلاصه تجربه**
در شبکه بهداشت و درمان محمودآباد، با افزایش درخواست‌های حضوری مردم و همکاران به مدیریت، مشکلات متعددی به وجود آمد. مراجعین برای ثبت درخواست‌های خود، مجبور بودند نامه‌های کتبی بنویسند که فرآیند را پیچیده و زمان‌بر می‌کرد. این امر نه تنها باعث اتلاف وقت مراجعه‌کنندگان می‌شد، بلکه موجب شلوغی و ازدحام در دفتر مدیریت نیز شده بود. همچنین، نوشتن نامه‌های متعدد و پیچیدگی درخواست‌ها، پیگیری آن‌ها را دشوار و پاسخ‌دهی را زمان‌بر می‌کرد. در نتیجه، نارضایتی مراجعه‌کنندگان و کاهش کارایی دفتر مدیریت از پیامدهای مهم این مشکل بودند.
برای حل این چالش، تصمیم بر آن شد که فرمی آماده و استاندارد طراحی شود تا بتواند بیشتر نیازهای معمول و درخواست‌های متداول مراجعین را پوشش دهد. این فرم شامل بخش‌های از پیش تعیین‌شده‌ای بود که مراجعه‌کننده می‌توانست به سادگی با وارد کردن اطلاعاتی چون نام، کد ملی، و شرح مختصر درخواست خود، آن را تکمیل کند. با این کار، مراجعه‌کنندگان دیگر نیازی به نوشتن نامه‌های طولانی و اختصاصی نداشتند، بلکه تنها با چند مورد مشخص، درخواست خود را ثبت می‌کردند.
نتیجه این اقدام در کاهش چشمگیر زمان انتظار و همچنین کاهش حجم کارهای اداری بسیار مؤثر بود. از سوی دیگر، این کار رضایت بیشتری در بین مراجعه‌کنندگان ایجاد کرد، چرا که درخواست‌های آنان با سرعت بیشتری رسیدگی می‌شد. در عین حال، مدیریت نیز توانست منابع انسانی و زمان خود را به شکل بهتری مدیریت کند.
این تجربه به تیم شبکه بهداشت و درمان محمودآباد آموخت که استفاده از ابزارهای ساده اما کاربردی مانند فرم‌های آماده، می‌تواند به شکل قابل توجهی کارایی سازمان را بهبود بخشد. این تجربه همچنین نشان داد که ایجاد فرآیندهای استاندارد و ساده، به افزایش رضایت مراجعه‌کنندگان و کاهش هزینه‌های زمانی و مالی منجر می‌شود.
در نهایت، این تجربه موفقیت‌آمیز بود و نشان داد که می‌توان از طریق ساده‌سازی فرآیندها و استفاده از فرم‌های استاندارد، به سرعت و با دقت به درخواست‌ها پاسخ داد و کیفیت خدمات اداری را به میزان قابل توجهی ارتقا داد.
### **1. فعالیت انجام شده**
در شبکه بهداشت محمودآباد، برای ساده‌سازی و بهبود روند درخواست‌ها و نامه‌نگاری‌ها، فرمی استاندارد طراحی شد که شامل بخش‌های از پیش تعیین شده برای درج مشخصات مراجعه‌کنندگان و نوع درخواست است. این فرم با هدف کاهش زمان انتظار و کاهش ازدحام در دفتر مدیریت تهیه شد. مراجعه‌کنندگان اکنون تنها نیاز دارند نام، کد ملی و شرح مشکل یا درخواست خود را در این فرم وارد کنند، که به طور محسوسی روند انجام امور را سرعت بخشیده است.
### **2. چگونگی انجام دانش**
برای ایجاد این فرم، ابتدا نیازهای رایج و درخواست‌های متداول مراجعه‌کنندگان و همکاران شناسایی شد. در مرحله بعد، قالبی طراحی شد که بتواند تمامی درخواست‌های عمومی را پوشش دهد. این فرم شامل بخش‌هایی ثابت با امکان درج اطلاعات مختصر مانند نام، کد ملی و شرح مشکل است، و به گونه‌ای تنظیم شده که بدون نیاز به توضیحات طولانی، درخواست‌ها به سرعت و به دقت ثبت شوند. فرم طراحی‌شده به صورت آماده و در دسترس مراجعه‌کنندگان قرار گرفت.
### **3. چرایی انجام دانش**
به دلیل تعداد زیاد درخواست‌ها و مراجعات حضوری، دفتر مدیریت با ازدحام روبرو بود و این مسئله به اتلاف زمان مراجعه‌کنندگان و نیروی انسانی منجر می‌شد. هر مراجعه‌کننده نیاز داشت درخواست خود را به‌طور کامل بنویسد، که این فرآیند وقت‌گیر بود و گاه باعث سردرگمی در اولویت‌بندی درخواست‌ها می‌شد. به همین دلیل، طراحی فرم ثابت با امکان درج مختصر اطلاعات در راستای کاهش اتلاف وقت و ایجاد رضایت بیشتر بین مراجعه‌کنندگان ضروری به نظر می‌رسید.
### **4. محل انجام دانش (شبکه بهداشت و درمان محمودآباد)**
این تجربه در شبکه بهداشت و درمان شهرستان محمودآباد انجام شد، که به دلیل داشتن تعداد زیادی مراجعه‌کننده و کارکنان نیازمند به خدمات اداری، به ساده‌سازی و سرعت‌بخشی در روند درخواست‌ها نیاز داشت.
---
## **تشریح مسئله**
### **چالش‌هایی که منجر به دانش شده‌اند**
حجم زیاد درخواست‌های کتبی به مدیریت منجر به افزایش مدت زمان انتظار و ایجاد ازدحام در محل کار شد. این امر باعث اتلاف زمان و منابع اداری می‌شد، چرا که هر مراجعه‌کننده باید درخواست خود را به طور کامل از ابتدا می‌نوشت. همچنین، پیچیدگی درخواست‌ها و تنوع نیازها باعث سردرگمی در اولویت‌بندی درخواست‌ها شده و پاسخ‌دهی به موقع را دشوار می‌کرد.
### **پیامدهای مشکل ایجاد شده**
- **کاهش کارایی دفتر مدیریت**: مدیریت نمی‌توانست به درخواست‌ها به موقع رسیدگی کند.
- **افزایش نارضایتی مراجعه‌کنندگان**: انتظار طولانی‌مدت و عدم شفافیت در پیگیری درخواست‌ها باعث نارضایتی در بین مراجعه‌کنندگان شد.
- **هزینه‌های بالای زمانی و نیروی انسانی**: نیاز به صرف زمان بیشتر برای نوشتن درخواست‌ها و رسیدگی به آن‌ها.
### **چالشها و محدودیت‌ها**
- **محدودیت زمانی**: در زمان‌های شلوغی، مدیریت زمان کافی برای رسیدگی به همه درخواست‌ها نداشت.
- **محدودیت منابع انسانی**: نیروی کار محدود، که پاسخ‌دهی به همه درخواست‌ها را در زمان مناسب دشوار می‌کرد.
### **شرایط محیطی در زمان وقوع مسئله**
در این دوره، به دلیل افزایش تقاضای مردم و محدودیت‌های ناشی از بحران‌ها و شرایط سخت اقتصادی، تعداد مراجعات بیشتر شده بود و بسیاری از مردم به خدمات درمانی و اداری بیشتری نیاز داشتند.
### **الزامات و اجبارهای مسئله**
نیاز به رسیدگی به درخواست‌های اداری و خدمات بهداشتی در کمترین زمان ممکن و پاسخگویی مؤثر به همه مراجعه‌کنندگان به یکی از اولویت‌های شبکه تبدیل شده بود. اجبار زمانی و کمبود نیروی انسانی، الزامات این مسئله را تشدید می‌کرد.
### **چرایی رخ‌دادن مسئله**
این مشکل به دلیل افزایش تعداد درخواست‌های اداری، عدم وجود یک سیستم کارآمد برای مدیریت درخواست‌ها، و محدودیت نیروی انسانی برای رسیدگی به حجم بالای مراجعات رخ داد.
### **مکان مسئله**
مسئله در دفتر مدیریت شبکه بهداشت و درمان محمودآباد مشاهده و تجربه شد.
### **توسط چه کسی مسئله ایجاد شد و بر چه کسی تأثیر گذاشت؟**
این مشکل عمدتاً توسط مراجعان و کارکنانی ایجاد شد که نیاز به خدمات اداری و بهداشتی داشتند. این مسئله بر همه افراد مرتبط با خدمات اداری و بهداشتی تأثیر گذاشت و اولین بار توسط تیم مدیریت مشاهده و گزارش شد.
### **چه چیز مشکل داشت؟**
مشکل اصلی، عدم وجود یک روش ساده و کارآمد برای مدیریت درخواست‌های مراجعه‌کنندگان بود. این امر باعث شلوغی و اتلاف وقت در دفتر مدیریت می‌شد.
### **چه اتفاقی افتاده؟**
با افزایش درخواست‌ها، فشار کاری بر نیروی انسانی افزایش یافت و نیاز به ساده‌سازی و تسریع فرآیندها کاملاً حس شد.
### **چه میزان مسئله وجود دارد؟**
مشکل از نظر نیروی انسانی و زمان صرف شده بسیار قابل توجه بود، چرا که تعداد زیادی از درخواست‌ها زمان و منابع مدیریتی زیادی را به خود اختصاص می‌داد.
### **به چه صورت مسئله وجود داشت؟**
این مشکل به صورت چرخه‌ای و مداوم با هر مراجعه جدید رخ می‌داد و نیازی به یک راهکار پایدار برای رفع آن احساس می‌شد.
---
## **نتایج**
### **دستاوردهای کسب شده بعد از حل مشکل**
- **کاهش زمان انتظار**: مراجعین سریع‌تر به خواسته‌های خود رسیدند.
- **بهبود کارایی مدیریت**: کاهش حجم کارهای تکراری و بهبود عملکرد مدیریت.
- **افزایش رضایت مراجعین**: مراجعه‌کنندگان از تسریع در روند درخواست‌ها رضایت بیشتری پیدا کردند.
### **تقدم و تأخر نتایج از نظر زمانبندی**
نتایج این طرح به سرعت قابل مشاهده بود و با اجرایی شدن فرم درخواست آماده، در همان ماه اول شاهد بهبود چشمگیری در روند پاسخ‌دهی به درخواست‌ها بودیم.
### **چه کسانی در این نتیجه سهیم بودند؟**
همه پرسنل اداری و مراجعین در شبکه بهداشت و درمان محمودآباد به نحوی در این نتیجه سهیم بودند و از بهبود ایجاد شده بهره‌مند شدند.
### **فهرستی از نتایج بدست آمده**
- **کاهش تعداد شکایات و نارضایتی‌ها**
- **بهبود نظم و انضباط در دفتر مدیریت**
- **صرفه‌جویی در زمان نیروی انسانی**
### **یادگیری حاصل از تجربه**
این تجربه به ما آموخت که با شناسایی نیازهای مراجعه‌کنندگان و فراهم کردن راهکارهای ساده می‌توان زمان و منابع را بهینه کرد و رضایت مراجعه‌کنندگان را افزایش داد.
---
## **نحوه حل مشکل**
### **مجموعه اقدامات انجام شده**
1. **شناسایی نیازهای مشترک و عمومی مراجعه‌کنندگان**
2. **طراحی قالب ثابت و استاندارد فرم درخواست**
3. **آموزش نیروی انسانی برای استفاده از فرم جدید**
### **روش حل مسئله**
- استفاده از فرم استاندارد به عنوان روش اصلی برای جمع‌آوری و مدیریت درخواست‌ها
### **شیوه تصمیم‌گیری**
تصمیم‌گیری با توجه به بررسی نیازهای مراجعه‌کنندگان و شرایط موجود در دفتر مدیریت صورت گرفت.
### **چرا این راه حل مناسب‌ترین بود؟**
این راهکار ساده، کاربردی و سریع بود و توانست تمامی نیازهای معمول را پوشش دهد.
### **نوآورانه بودن راه حل**
راه حل ارائه شده به دلیل استفاده از فرم ثابت با بخش‌های از پیش تعریف شده، نوآوری جدیدی در مدیریت درخواست‌های اداری محسوب می‌شود که تاکنون در شبکه بهداشت محمودآباد اجرا نشده بود.
---
## **خلاصه دانش**
تجربه به ما نشان داد که می‌توان با ساده‌سازی فرآیندها و استفاده از ابزارهای آماده مثل فرم‌های درخواست استاندارد، به میزان زیادی زمان و منابع را ذخیره کرد و کارایی سیستم را افزایش داد.
---
## **شرح تجربه (نحوه حل مشکل)**
با تهیه فرم‌های درخواست آماده، مراجعه‌کنندگان می‌توانند به سرعت و بدون نیاز به توضیحات اضافی درخواست خود را ثبت کنند. این روش هم باعث افزایش سرعت امور و هم کاهش ازدحام در دفتر مدیریت شد.
---
## **نتایج اجرای تجربه (تأثیر بر زمان، هزینه، ایمنی، کیفیت یا بهبود عملکرد)**
این تجربه به طرز محسوسی باعث کاهش زمان پاسخگویی، کاهش هزینه‌های اداری و افزایش کیفیت خدمات اداری در شبکه بهداشت محمودآباد شد.
---
## **پیشنهادها و توصیه‌های حاصل از تجربه**
- **استفاده از فرم‌های استاندارد برای سایر بخش‌ها**
- **آموزش نیروی انسانی برای استفاده از فرم‌های جدید**
- **توسعه سیستم‌های دیجیتالی برای ثبت درخواست‌ها**
عنوان تجربه دارای خصوصیات زیر باشد :
1. فعالیت انجام شده
2. چگونگی انجام دانش
3. چرایی انجام دانش
4. محل انجام دانش(شبکه بهداشت و درمان محمودآباد
تشریح مسله شامل موارد زیر باشد :
چالش هایی که منجر به دانش شده اند و مسئله پیش آمده را کامل توضیح دهید .
پیامدهای مشکل ایجاد شده را تشریح دهید .
چالشها و محدودیت ها را توضیح دهید
شرایط محیطی را در زمان وقوع مسئله کامل توضیح دهید . که شامل سرما گرما بحران و تحریم و غیره می باشد .
الزامات و اجبارهای مسئله را توضیح دهید .
چرا این مسئله رخ داده را توضیح دهید .
چه هنگام مسئله را توضیح دهید .
چه مکان مسئله را توضیح دهید .
توسط چه کسی مسئله را توضیح دهید . این مشکل بر چه کسی تاثیر گذاشته ؟ چه کسی برای اولین بار مشکل را مشاهده نموده ؟ مشکل به چه کسی گزارش شده ؟ از مشورت چه افرادی استفاده شده ؟
چه چیز مشکل دارد را توضیح دهید .چه اتفاقی افتاده مسئله را توضیح دهید .
چه میزان مسئله را توضیح دهید . تعداد مشکل مسئله را توضیح دهید . مشکل از نظر هزینه نیروی انسانی و زمان چقدر می باشد را توضیح بدهید
به چه صورت مسئله را توضیح دهید .روند مشاهده مشکل به چه صورت است (مستمر چرخه ای یا تصادفی )
نتایج
دستاوردهای کسب شده بعد از حل مشکل چه بوده است ؟
تقدم و تاخر نتایج بدست آمده از نظر زمانبندی چگونه بوده است؟
چه کسانی در این نتیجه سهیم بوده اند را توضیح دهید ؟
فهرستی از نتایج بدست آمده را توضیح دهید
یادگیری حاصل از تجربه در سازمان ایجاد شده را توضیح دهید
نتایج حاصله بصورت کمی باشد تا بتوان آنرا مشخص یا مقایسه کرد
نحوه حل مشکل
مجموعه اقدامات انجام شده برای ثبت تجربه به منظور رفع چالش ها و بحران ها و انگیزه مورد اشاره در صورت مسئله بصورت گام به گام تشریح کنید .
روش یا روش های حل مسئله را توصیف کنید
شیوه تصمیم گیری چگونه بوده است
چرا این راه حل مناسب ترین بوده است ؟
چگونگی و فرآیند اتخاذ تصمیم را تشریح کنید
نوآورانه بودن راه حل را تشریح کنید
نتایج و پیامدهای راه حل های موجود را تشریح کنید
توضیحات کاملا کاربردی باشد تا بتوانیم بصورت کامل راه حل را مجسم کنیم .
