تجربه

مقاله ای با دستورات زیر بنویس بصورت تجربه در وزارت بهداشت عنوان تجربه: (تبدیل گزارش تایمکس(سیستم حضور و غیاب و گواهی کار ) کاغذی به سیستمی و الکترونیک ) 3- خلاصه تجربه: (در این قسمت خلاصه ای از "رویداد یا مشکل منجر به کسب تجربه" و "نحوه حل مشکل" و محل و زمان وقوع تجربه ذکر می گردد. لازم است این قسمت ، بعد از تدوین سایر بخش های فرم تجربه، تکمیل گردد) 4- حوزه دانشی : (انتخاب یکی از حوزه های دانشی وزارت بهداشت مرتبط با تجربه مورد نظر که در سامانه مدیریت دانش تعریف شده است ) 5- کلمات کلیدی: (در این قسمت حداکثر 5 کلمه کلیدی مرتبط با تجربه خود را درج نمایید. برای فاصله گذاری بین کلمات کلیدی از "-" استفاده نمایید) 6- رویداد یا مشکل منجر به کسب تجربه (در این قسمت ابتدا رویداد یا مشکلی که منشأ ایجاد تجربه بوده است تشریح شود طوری که خواننده وضعیت پیش از تجربه را درک کند. در خلال شرح رویداد یا مشکل می‌توان به علل آن نیز اشاره کرد. سپس پیامدهای مشکل تشریح شود طوری که خواننده اهمیت آن را درک کند. در شرح موضوع محل و زمان‌های مهم بایستی بیان گردد.) 7- شرح تجربه (نحوه حل مشکل): (در این قسمت اقدامات و تصمیم‌گیری‌های کلیدی بصورت گام به گام به همراه زمانبندی تشریح شود، طوری که خواننده بتواند آن تجربه را در جای دیگر اجرا نماید. برخی از جزئیات شرح تجربه را می‌توان در قالب صورتجلسات، دستورالعمل‌ها یا سایر مکتوبات به پیوست اضافه کرد.) 8- نتایج اجرای تجربه (تاثیر بر زمان، هزینه، ایمنی، کیفیت یا بهبود عملکرد) (در این قسمت شرح داده می‌شود که وضعیت به چه صورت و با چه هزینه‌هایی به چه میزان بهبود پیدا کرده است. ابتدا فواید اجرای تجربه مانند تاثیر آن بر کاهش زمان انجام کار، بهبود کیفیت و عملکرد، کاهش هزینه‌ها و یا سایر معیارهای مطلوب با ذکر شواهد کمّی (اعداد و ارقام) محقق شده ذکر شود و سپس هزینه‌های اجرای تجربه و همچنین الزامات و ملاحظات اجرایی تشریح شود و در پایان تحلیل هزینه-فایده ارائه گردد.) 9- مخاطبان و کاربران و موارد کاربرد این تجربه: (در این بخش تشریح شود که چه کسانی و در چه زمان و شرایطی می توانند از تجربه ثبت شده، در آینده استفاده نمایند. شرح ویژگی‌های محیطی و بومی محل تجربه که در موفقیت آن موثر بوده‌اند، می‌تواند به درک میزان انطباق‌پذیری آن در جای دیگر کمک کند. ) 10- پیشنهادحاصل از تجربه (در این قسمت تشریح شود که با توجه به تجربه کسب شده، چه پیشنهادها و توصیه هایی برای کاربست دانش توسط افراد سازمانی دارید. این بخش مهمترین بخش ثبت تجربه است که زمینه را برای انتقال تجربه فراهم می‌کند. پیشنهادها می‌تواند شامل مجموعه‌ای از چک‌لیست‌ها، رویه‌ها، دستورالعمل‌ها، راهنماها و جداول باشد که در پیوست بیایند.) 11- بازه زمانی و مکان وقوع تجربه: (به عنوان مثال: خرداد ماه 1399 الی آذر ماه 1399-دانتشگاه علوم پزشکی تهران، بیمارستان امام خمینی تهران، واحد ... ) 12- مستندات: (در این قسمت مستندات حاصل از وقوع تجربه مانند دستورالعمل ها، فرم ها،چک لیست ها بخشنامه ها، صورت جلسات، گزارشات و غیره ارائه می¬گردد)

ChatGPT said:

تبدیل گزارش تایمکس (سیستم حضور و غیاب و گواهی کار) کاغذی به سیستمی و الکترونیک

خلاصه تجربه

در یکی از بیمارستان‌های وابسته به دانشگاه علوم پزشکی تهران، فرآیند ثبت حضور و غیاب کارکنان به صورت دستی و کاغذی انجام می‌شد. این روش باعث ایجاد مشکلاتی از جمله زمان‌بر بودن، اشتباهات انسانی در ثبت اطلاعات، تأخیر در تأیید گواهی کار و نارضایتی کارکنان شده بود. برای رفع این مشکلات، تصمیم به اجرای یک سیستم الکترونیک گرفته شد که به صورت آزمایشی در بازه زمانی خرداد 1399 تا آذر 1399 پیاده‌سازی گردید. با اجرای این سیستم، فرآیندها سریع‌تر، دقیق‌تر و شفاف‌تر شد و در نهایت بهره‌وری مجموعه بهبود یافت.

حوزه دانشی

حوزه مدیریت منابع انسانی و بهره‌وری سازمانی

کلمات کلیدی

حضور-غیاب-سیستم-الکترونیک-گواهی کار

رویداد یا مشکل منجر به کسب تجربه

در سال‌های اخیر، با افزایش تعداد کارکنان و تغییرات در ساعات کاری در بیمارستان امام خمینی تهران، ثبت دقیق و به‌موقع حضور و غیاب و تأیید گواهی کار به یک چالش تبدیل شده بود. استفاده از سیستم کاغذی باعث بروز مشکلات زیادی شده بود، از جمله:

• خطاهای انسانی: وجود اشتباهات در ثبت دستی اطلاعات کارکنان.
• زمان‌بر بودن فرآیندها: بررسی و تایید حضور و غیاب هر فرد به‌صورت دستی، وقت زیادی از بخش منابع انسانی و مدیران صرف می‌کرد.
• نارضایتی کارکنان: به دلیل تأخیر در تایید گواهی کار و تأخیر در پرداخت حقوق‌ها و مزایا، نارضایتی بین کارکنان افزایش پیدا کرده بود.

این مشکلات باعث شد تا مسئولان بیمارستان به فکر راه‌حلی بیفتند که هم دقت بیشتری داشته باشد و هم زمان‌بری و نارضایتی‌ها را کاهش دهد.

شرح تجربه (نحوه حل مشکل)

برای حل این مشکل، تصمیم به پیاده‌سازی یک سیستم حضور و غیاب الکترونیکی گرفته شد. فرآیند به صورت گام به گام به شرح زیر پیش رفت:

1. شناسایی نیازها و انتخاب سیستم مناسب
   ابتدا تیمی از بخش منابع انسانی و فناوری اطلاعات تشکیل شد تا نیازهای سازمان را شناسایی کند. پس از تحلیل نیازها و بررسی سیستم‌های موجود، سیستم تایمکس الکترونیک به دلیل کاربری ساده و امکانات فراگیر انتخاب شد.

2. آموزش کارکنان
   برای تسهیل در اجرای سیستم جدید، جلسات آموزشی برای کارکنان واحدهای مختلف برگزار شد. در این جلسات نحوه استفاده از دستگاه‌های حضور و غیاب الکترونیک، گزارش‌گیری و تأیید گواهی کار به آن‌ها آموزش داده شد.

3. نصب و راه‌اندازی دستگاه‌ها
   دستگاه‌های حضور و غیاب الکترونیکی در تمامی ورودی‌ها و خروجی‌های بیمارستان نصب شدند. همچنین، سیستم تایمکس به شبکه داخلی بیمارستان متصل شد تا مدیران بتوانند به راحتی گزارش‌ها را مشاهده و تأیید کنند.

4. تست و اجرای آزمایشی
   سیستم به مدت دو ماه به‌صورت آزمایشی اجرا شد. در این بازه زمانی، خطاهای احتمالی سیستم شناسایی و رفع شدند و سپس سیستم به طور کامل به کار گرفته شد.

5. نظارت و بازخورد گیری
   پس از اجرای سیستم، بازخوردهای کارکنان و مدیران جمع‌آوری شد تا مشخص شود آیا سیستم به درستی کار می‌کند و مشکلات قبلی برطرف شده است یا خیر. پس از چندین ماه ارزیابی، بازخوردها نشان داد که مشکلات به‌طور چشم‌گیری کاهش یافته است.

نتایج اجرای تجربه

اجرای این تجربه نتایج چشمگیری در بهبود عملکرد سیستم حضور و غیاب و گواهی کار داشت:

• کاهش زمان انجام کار: زمان ثبت و تایید حضور و غیاب کارکنان به‌طور چشمگیری کاهش یافت. به عنوان مثال، تایید گواهی کار که قبلا چندین روز طول می‌کشید، اکنون در عرض چند ساعت انجام می‌شود.
• کاهش هزینه‌ها: با حذف کاغذ و کاهش اشتباهات انسانی، هزینه‌های اضافی ناشی از خطاهای سیستم کاغذی نیز حذف شد.
• افزایش دقت و شفافیت: سیستم جدید امکان ثبت دقیق ساعات ورود و خروج کارکنان را فراهم کرد و دسترسی به گزارش‌ها به راحتی برای مدیران فراهم شد.
• بهبود رضایت کارکنان: با کاهش تأخیرها در تایید گواهی کار و پرداخت حقوق، رضایت کارکنان به طور محسوسی افزایش یافت.

مخاطبان و کاربران و موارد کاربرد این تجربه

این تجربه می‌تواند برای سایر بیمارستان‌ها و مراکز درمانی که با مشکلات مشابه در سیستم‌های حضور و غیاب کاغذی دست‌وپنجه نرم می‌کنند، مفید باشد. همچنین، مدیران منابع انسانی در سازمان‌های مختلف می‌توانند از این تجربه بهره‌برداری کنند.
در این مورد خاص، بیمارستان امام خمینی تهران به دلیل حجم بالای نیروی انسانی و تعداد زیاد شیفت‌ها، تجربه‌ای ارزشمند در زمینه مدیریت الکترونیک حضور و غیاب کسب کرده است که می‌تواند در سایر مراکز بزرگ نیز به‌کار رود.

پیشنهاد حاصل از تجربه

با توجه به تجربه موفق پیاده‌سازی سیستم الکترونیک تایمکس، پیشنهادهای زیر برای سایر سازمان‌ها ارائه می‌گردد:

1. بررسی دقیق نیازها: پیش از هرگونه تغییر، نیازهای سازمان به دقت شناسایی شود تا سیستمی که انتخاب می‌شود پاسخگوی تمام نیازها باشد.
2. آموزش مستمر کارکنان: برای موفقیت در اجرای سیستم‌های الکترونیک، آموزش کارکنان باید اولویت باشد. همچنین، کارکنان باید به‌طور مداوم با تغییرات و به‌روزرسانی‌های سیستم آشنا شوند.
3. پیاده‌سازی آزمایشی: قبل از پیاده‌سازی کامل، سیستم به‌طور آزمایشی در یک بخش از سازمان اجرا شود تا خطاها شناسایی و رفع شوند.
4. بازخوردگیری و بهبود مستمر: پس از پیاده‌سازی سیستم، نظرات و بازخوردهای کاربران به‌طور مستمر جمع‌آوری و مشکلات به‌سرعت رفع شوند.

بازه زمانی و مکان وقوع تجربه

خرداد ماه 1399 تا آذر ماه 1399
مکان: دانشگاه علوم پزشکی تهران، بیمارستان امام خمینی تهران، بخش منابع انسانی و فناوری اطلاعات

مستندات

در این تجربه مستنداتی شامل دستورالعمل‌های استفاده از سیستم تایمکس، فرم‌های ثبت حضور و غیاب، چک‌لیست‌های اجرایی و صورتجلسات مربوط به جلسات بازخوردگیری و رفع مشکلات موجود است.