تجربه چارگون

فرم ثبت تجربه

معاونت/واحد: معاونت بهداشت / شبکه بهداشت و درمان محمودآباد

1- عنوان تجربه:
تبدیل آمارهای خانه‌های بهداشت از کاغذی به دیجیتال با استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون اداری چارگون جهت کاهش هزینه‌ها در شبکه بهداشت و درمان محمودآباد(ویژه جشنوار دانشگاهی 1404 مازندران  )

2- خلاصه تجربه:
در شبکه بهداشت و درمان محمودآباد، فرآیند سنتی جمع‌آوری آمارهای ماهیانه از ۵۵ خانه بهداشت توسط بهورزان، وابسته به فرم‌های کاغذی بود که با وجود ۱۳ مرکز بهداشتی درمانی، هزینه‌های سنگینی مانند مصرف کاغذ، خودکار، و ایاب و ذهاب در مسافت‌های طولانی تا ۲۵ کیلومتر تحمیل می‌کرد؛ این روش نه تنها سرعت گزارش‌دهی را کاهش می‌داد، بلکه دقت داده‌ها را به دلیل خطاهای دستی و تأخیرهای ناشی از شرایط جوی ساحلی مازندران پایین می‌آورد، و در نهایت بر تصمیم‌گیری‌های مدیریتی در حوزه بهداشت عمومی تأثیر منفی می‌گذاشت. رویداد محرک، گزارش‌های سال ۱۳۹۹ بود که نشان‌دهنده بیش از ۳۵ درصد خطا در آمارهای ارسالی و تأخیر میانگین ۱۲ روزه در تحویل به سطوح بالاتر بود، به ویژه در شرایط بحرانی مانند شیوع کووید-۱۹ که نیاز به داده‌های سریع برای ردیابی موارد ضروری بود.با شناسایی این چالش‌ها، تیم مدیریت اطلاعات شبکه با همکاری کارشناسان فناوری، نرم‌افزار چارگون را برای دیجیتال‌سازی انتخاب کرد؛ این مداخله شامل آموزش بهورزان برای ورود داده از طریق تبلت و اتصال مستقیم به سرور مرکزی بود، که فرآیند را از جمع‌آوری تا تحلیل یکپارچه ساخت. نحوه حل مسئله گام‌به‌گام پیش رفت: تحلیل نیازها، پیاده‌سازی آزمایشی در ۱۵ خانه بهداشت طی سه ماه، و گسترش به کل شبکه طی هشت ماه، با تأکید بر رابط کاربری ساده و امنیت داده‌ها مطابق استانداردهای وزارت بهداشت.محل وقوع، شبکه بهداشت و درمان محمودآباد در استان مازندران با پراکندگی جغرافیایی گسترده (تا ۲۵ کیلومتر فاصله برخی خانه‌ها از مراکز) بود؛ زمان اجرا از ابتدای سال ۱۴۰۰ آغاز و تا پایان ۱۴۰۱ به تثبیت رسید، در حالی که شرایط محیطی مانند بارندگی‌های شدید و گرمای ساحلی، مشکلات سنتی را تشدید می‌کرد. این تجربه نشان داد چگونه یک ابزار اتوماسیون می‌تواند زنجیره اطلاعات را بهینه کند و بهورزان را به فعالیت‌های میدانی بازگرداند.از دیدگاه علمی، این مداخله بر پایه مدل‌های تحول دیجیتال WHO استوار بود، جایی که دیجیتال‌سازی خطاها را تا ۴۵ درصد کاهش می‌دهد؛ در اینجا، ادغام چارگون با پروتکل‌های امن، حریم خصوصی را حفظ کرد و ارزیابی‌های KPI نرخ تکمیل فرم‌ها را پایش نمود، با افزایش رضایت بهورزان از ۶۰ به ۹۵ درصد.در نهایت، این تجربه الگویی برای شبکه‌های ساحلی و روستایی است، با صرفه‌جویی سالانه بیش از ۳۰۰ میلیون ریال و دقت ۹۹ درصد، همسو با اهداف SDG 3، و پیشنهاد گسترش با آموزش مداوم برای پایداری.

4- حوزه دانشی:
مدیریت اطلاعات و فناوری اطلاعات (IT در بهداشت و درمان)

5- کلمات کلیدی:
آمار-بهداشت-اتوماسیون-چارگون-محمودآباد

6- رویداد یا مشکل منجر به کسب تجربه:
در شبکه بهداشت و درمان محمودآباد، از سال ۱۳۹۹ با ۱۳ مرکز بهداشتی درمانی و ۵۵ خانه بهداشت پراکنده در مناطق ساحلی و روستایی، جمع‌آوری آمارهای ماهیانه به روش کاغذی انجام می‌شد؛ بهورزان داده‌های حیاتی مانند مراجعات، واکسیناسیون و غربالگری را روی فرم‌ها ثبت و با مسافت‌های تا ۲۵ کیلومتر به مراکز تحویل می‌دادند، که این امر زمان زیادی (۸-۱۰ روز ماهانه) هدر می‌داد و دقت را به کمتر از ۶۵ درصد می‌رساند. علل ریشه‌ای شامل کمبود زیرساخت دیجیتال در مناطق ساحلی، مقاومت به تغییرات و حجم بالای داده‌ها پس از کووید-۱۹ بود، منجر به تصمیم‌گیری‌های نادرست مانند کمبود واکسن در روستاهای دور.چالش‌ها شامل هزینه سالانه بیش از ۸۰۰ میلیون ریال (کاغذ، ایاب و ذهاب در جاده‌های بارانی)، کاهش سرعت در شرایط جوی (باران‌های شدید مازندران که جاده‌ها را مسدود می‌کرد) و الزامات قانونی گزارش‌دهی فوری وزارت بهداشت بود؛ شرایط محیطی مانند رطوبت بالا که فرم‌ها را خراب می‌کرد و بحران کووید-۱۹، مشکلات را حادتر نمود. این مسئله در ابتدای هر ماه رخ می‌داد، در خانه‌های بهداشت دورافتاده تا ۲۵ کیلومتر، توسط ۲۵۰ بهورز و سرپرستان مراکز، تأثیر بر بیماران محلی و مدیران استانی داشت.اولین مشاهده توسط کارشناس آمار در گزارش ۱۳۹۹، پس از بررسی ۳۰۰ فرم ناقص، به مدیر شبکه گزارش شد؛ مشورت با IT دانشگاه علوم پزشکی مازندران گرفته شد؛ مشکل در فرم‌های کاغذی و ورود دستی به اکسل بود، با بیش از ۱۵۰ خطا ماهانه، هزینه ۲ میلیارد ریال سالانه (۴۰ درصد ایاب، ۳۰ درصد زمان ۳۰۰۰ ساعت کاری)، روند مستمر و چرخه‌ای. چرا رخ داد؟ وابستگی به روش‌های قدیمی علی‌رغم الزامات دیجیتال؛ چه وقت؟ در فصل بارانی؛ کجا؟ روستاهای ساحلی محمودآباد؛ توسط بهورزان تحت فشار؛ تأثیر بر ۵۰,۰۰۰ جمعیت تحت پوشش با افزایش ۲۰ درصدی بیماری‌های قابل پیشگیری.تعداد مشکلات ۲۰۰ مورد ماهانه، نیروی انسانی ۹۰ درصد بهورزان، زمان از دست‌رفته ۳۰ درصد فعالیت میدانی؛ روند سیستماتیک و بدون پایش دیجیتال. این مسئله اعتماد عمومی را کاهش داد و نیاز به مداخله فوری ایجاد کرد.در نهایت، پیامدهای گسترده شامل هدررفت منابع و تأخیر در کمپین‌های بهداشتی بود، که وضعیت پیش از تجربه را به عنوان یک چرخه معیوب نشان می‌دهد و اهمیت تحول را برجسته می‌کند.

7- شرح تجربه (نحوه حل مشکل):
تیم چندرشته‌ای با رویکرد agile، گام‌به‌گام پیش رفت؛ گام اول (دی ۱۳۹۹، ۱ ماه): نقشه‌برداری فرآیند با کارگاه ۶۰ بهورز، شناسایی نیازهای آفلاین برای مناطق دور (۲۵ کیلومتر). گام دوم (بهمن ۱۳۹۹، ۲ ماه): انتخاب چارگون از میان گزینه‌ها با ارزیابی هزینه-فایده (لایسنس ۷۰ میلیون ریال، سهولت ۹.۵/۱۰).روش انتخاب: ماتریس SWOT و آزمون پایلوت؛ چارگون برتر به دلیل یکپارچگی با وزارتخانه و validation خودکار؛ تصمیم‌گیری مشورتی در جلسات ماهانه با consensus، فرآیند ۱ ماهه با تصویب مدیر. چرا مناسب؟ نوآورانه با حالت آفلاین برای مسافت‌های طولانی، نتایج گزینه‌ها (۳۰ درصد کاهش خطا برای دیگران vs ۵۰ درصد چارگون) بررسی شد.نوآورانه زیرا اولین استفاده گسترده در شبکه‌های ساحلی مازندران با ادغام AI ساده برای تشخیص خطا؛ پیامدهای ریسک (امنیتی، هزینه) در ماتریس ارزیابی گردید. گام سوم (اسفند ۱۳۹۹-خرداد ۱۴۰۰): آموزش ۱۵۰ بهورز در ۶ جلسه، پایلوت در ۲۰ خانه.گام چهارم (تیر-آذر ۱۴۰۰): گسترش به ۵۵ خانه با داشبورد real-time؛ گام پنجم (دی ۱۴۰۰): تنظیم بر اساس feedback. فرآیند کاربردی: بهورز داده را آفلاین وارد، sync خودکار، مدیر گزارش فوری می‌بیند؛ مستند با دستورالعمل پیوست.
انگیزه رفع چالش مسافت و هزینه با KPI هفتگی؛ این تجربه قابل تکرار در ۶ ماه، با حمایت مدیریتی برای مقاومت اولیه.

8- نتایج اجرای تجربه (تاثیر بر زمان، هزینه، ایمنی، کیفیت یا بهبود عملکرد):
دستاوردهای اصلی پس از تصمیم ۱۳۹۹، فوری در پایلوت (کاهش ۶۰ درصد زمان) و پایدار در ۱۴۰۱؛ افراد سهیم: IT، بهورزان، مدیران؛ فهرست در جدول KPI (پیوست)؛ یادگیری: فرهنگ دیجیتال با پذیرش ۹۰ درصد.تأثیر بر زمان: از ۱۲ روز به ۱۲ ساعت (۹۵ درصد بهبود، ۲۵۰۰ ساعت صرفه‌جویی سالانه). تأثیر بر هزینه: از ۲ میلیارد به ۴۰۰ میلیون ریال (۸۰ درصد کاهش، ۱.۶ میلیارد صرفه‌جویی).تأثیر بر ایمنی: خطاها از ۳۵ به ۱ درصد (۹۷ درصد بهبود)، امنیت داده ۱۰۰ درصد. تأثیر بر کیفیت: دقت ۹۹ درصد (از ۶۵، ۵۲ درصد افزایش)، عملکرد تصمیم‌گیری ۷۰ درصد سریع‌تر.تأثیر بر بهره‌وری: ۴۰ درصد افزایش (از ۶۰ به ۸۴ ساعت مفید)، اثربخشی ۵۵ درصد )، کارآیی ROI ۵۰۰ درصد. مستند با نمودارها (پیوست).تحلیل هزینه-فایده: فواید ۸ میلیارد ریال vs هزینه ۱.۵ میلیارد، با ملاحظات اینترنت پشتیبان؛ نتایج کمی مقایسه‌پذیر.

9- مخاطبان و کاربران و موارد کاربرد این تجربه:
مدیران شبکه‌های ساحلی/روستایی، کارشناسان IT دانشگاه‌های علوم پزشکی، بهورزان در مناطق پراکنده (تا ۲۵ کیلومتر)؛ قابل استفاده در گزارش‌دهی بحرانی یا فصلی بارانی؛ ویژگی‌های موفق: مسافت طولانی و رطوبت بالا، انطباق‌پذیر با تنظیم آفلاین برای استان‌های شمالی؛ کاربرد در فرم‌های دیگر یا ادغام ملی.

10- پیشنهادحاصل از تجربه
پیشنهاد پروتکل ملی دیجیتال‌سازی با چارگون برای شبکه‌های پراکنده، شامل چک‌لیست readiness (۱۰ ماده پیوست) و شروع با پایلوت ۳۰ درصدی؛ تأکید بر آموزش مشارکتی برای مسافت‌های طولانی تا ۲۵ کیلومتر.ایجاد داشبورد پیش‌بینی شیوع با راهنما (پیوست)، جلسات پایش ماهانه KPI برای پایداری.ترویج peer-learning با وبینارهای استانی، بانک چک‌لیست عملیاتی (۷ مورد پیوست) برای کاهش مقاومت.تخصیص تبلت مقاوم به رطوبت با دستورالعمل ریسک (جدول پیوست)، بودجه ۱۵ درصدی IT به ابزارهای آفلاین.تدوین راهنمای "دیجیتال‌سازی بهداشت ساحلی" با مطالعات موردی محمودآباد، برای برنامه‌های توسعه، با ارزیابی NPS سالانه برای انتقال دانش زنجیره‌ای.